En esta entrega damos a conocer a nuestros lectores el contenido de dos informes de auditoría confidenciales que dan cuenta de lo afirmado anteriormente.
Es necesario apuntar que los costos de operación permiten medir la efectividad de los desembolsos vinculados con la operación de la empresa, siendo fundamental la planificación de estos a objeto de poder dar cumplimiento de manera eficiente y eficaz a las metas volumétricas y objetivos planteados.
Auditoría en PetroCedeño
El 1° de abril de 2014, el Gerente Funcional (e) Auditoría Interna EyP Faja, Wilfredo Bastardo, remitió el informe confidencial número EPF-FPC-A-2014-006, a Manuel Medina, presidente de PetroCedeño S.A., en que le daba a conocer los resultados de la auditoría sobre los costos operacionales de la División de Mejoramiento de la citada empresa mixta.
Se indicaba que el objetivo de la auditoría era evaluar el sistema de control interno asociado al cumplimiento de las metas presupuestarias y volumétricas, su incidencia en el costo de operación, al igual que la efectividad y eficiencia de las medidas adoptadas para optimizar los costos de las operaciones.
La revisión estuvo a cargo de la auditora Carolina Chacín, bajo la coordinación de Carlos Figueredo, Gerente (e) de Auditoría Interna PetroCedeño, quienes desarrollaron la actividad con el apoyo del personal de la Gerencia de Finanzas de la empresa mixta.
Se revisó la información relacionada con el cumplimiento de metas y objetivos volumétricos, los Costos de Operación de Mejoramiento de Crudo para los años 2010, 2011 y 2012, en los que se verificaron los aspectos relacionados con el presupuesto y la volumetría, tales como la planificación presupuestaria; la ejecución, control y seguimiento presupuestario; el cumplimiento de metas presupuestarias y volumétricas; y la optimización y racionalización de los costos de mejoramiento.
Los resultados obtenidos mostraron que los costos operacionales de mejoramiento arrojaron pérdidas de oportunidad durante el año 2012, en la comercialización de crudo y coque por aproximadamente USD 533,4 millones e incremento de los Costos Operacionales en USD 82,6 millones, por lo que urgían acciones inmediatas dirigidas a fortalecer los procesos indicados y proporcionar una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos del negocio, especialmente en lo atinente a eficacia y eficiencia en las operaciones, confiabilidad en la información financiera, y cumplimiento de leyes y normas aplicables.
La auditoría mostró que el procedimiento para homologar, clasificar, registrar e informar los costos operacionales de mejoramiento no está formalmente establecido, lo que incrementa el riesgo de aplicar diversidad de criterios no homologados para la presentación dichos costos operacionales. Advierten que esta situación incide en la confiabilidad de los registros en los renglones y elementos de costos que lo conforman, afectando el comportamiento reflejado y el análisis de las cifras reportadas a PDVSA por las empresas mixtas adscritas a la División de Mejoramiento de la Faja Petrolífera del Orinoco (FPO).
Igualmente se verificó que el sistema de control y gestión presupuestaria (SAP) se encuentra subutilizado, lo que incrementa el riesgo de no mantener un control adecuado de los costos operacionales de mejoramiento. Esto tampoco permite dejar trazabilidad de la información, emisión automatizada indicadores de gestión, para llevar a cabo análisis comparativos con periodos anteriores, ni con relación a lo planificado.
La revisión dio a conocer que los costos operacionales de mejoramiento reportados en 2012 por USD 87,3 millones no estaban clasificados y/o agrupados de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Corporación Venezolana de Petróleo (CVP), lo que incide en la confiabilidad de las cifras reportadas por PetroCedeño en el Formato Barra PDVSA, que reflejan un aumento en los costos directos y una disminución de los costos indirecto de aproximadamente USD 39,0 millones.
En los costos operacionales de mejoramiento en 2012 por USD 27,7 millones no se aplican las políticas de inversión y capitalización establecidas por PDVSA, lo que produce una sobrevaloración estimada de USD 0,6/Bl del costo por barril de crudo mejorado reportado por PetroCedeño para el año 2012 (10,1 USD/Bl).
Los costos operacionales de mejoramiento presentan saldos negativos por USD 45,8 millones al cierre de 2011, lo que impacta el costo por barril de crudo mejorado e incide en una subestimación del costo de barril de crudo mejorado, lo que representa un valor estimado de 0,9 USD/Bl. Esto afecta el comportamiento y el análisis comparativo del costo por barril del año 2012 versus el 2011.
También se determinó que la baja confiabilidad operativa del Sistema de Manejo de Sólidos incrementó los costos de operación del terminal en unos USD 54,9 millones y la pérdida de oportunidad en la comercialización de coque en aproximadamente USD 220,9 millones.
Se pudo conocer de las compras de Nafta no reportadas en los costos operacionales del mejorador durante 2012 por USD 7,4 millones y en los años anteriores por USD 226,9 millones, debido a consumo y/o pérdida en el proceso de extracción y dilución de crudo.
Hubo incumplimiento de las metas volumétricas en la producción de crudo Zuata Sweet en 73,6 MBD y otros productos, generando esto una pérdida de oportunidad de aproximadamente USD 312,5 millones.
Se constató mejoramiento de crudo de otras empresas mixtas de 11,6 MBD promedio del crudo procesado en PetroCedeño, sin establecer procedimiento para cuantificar y recobrar costos asociados por la prestación del servicio.
Igualmente se observó sobre ejecución presupuestaria de los costos operacionales de mejoramiento de 2012 en USD 77,0 millones, ocasionado por el incremento de las actividades y el mayor costo en el alquiler de equipos pesados para el manejo y acarreo de coque.
La auditoría determinó que no existía un programa permanente e intensivo de optimización y racionalización de recursos.
Los resultados de la auditoría se dieron a conocer a la Gerencia de Finanzas y la Comisión de Contrataciones Mayor y Mantenimiento, despacho que se comprometió a acometer una serie de acciones dirigidas a corregir las irregularidades, las cuales serían objeto de seguimiento por parte de Auditoría Interna Corporativa.
Las recomendaciones
Los auditores emitieron una serie de recomendaciones que el personal de la Gerencia de Finanzas y Mantenimiento validó y acordó cumplir, de modo de garantizar el fortalecimiento del sistema de control interno en los procesos de formulación, control, ejecución y seguimiento a los costos de operación de mejoramiento.
Así tenemos que respecto al ambiente de control se estableció la necesidad de fijar competencias de acuerdo a los conocimientos y habilidades que permitan cumplir las tareas que definen el trabajo individual.
Dejaron sentado que el cumplimiento de las acciones acordadas relacionadas con los elementos de control mencionados, marcaría la pauta del comportamiento de la organización y tendría influencia directa en el nivel de concientización del personal respecto al control.
En lo atinente a la estructura de control se indicó la necesidad de establecer planes, es decir, definir previamente acciones destinadas a alcanzar las metas y objetivos de la organización.
De igual forma, organización, estructura funcional conformada por personas con la responsabilidad de contribuir al logro de los objetivos preestablecidos y asegurar que las operaciones se realicen en forma transparente, conforme a una autorización general o específica de la dirección de la empresa.
Fijar procedimientos, es decir, el conjunto de acciones o instrucciones específicas mediante las cuales se implantan las políticas prescritas por la dirección.
Se dejó sentado que la puesta en práctica de las acciones acordadas relacionadas con los elementos de control mencionados, permitiría establecer premisas condicionantes de la actividad administrativa, las cuales deben ser adaptadas con el fin de alcanzar las metas establecidas.
Sobre las actividades de control, los auditores recomendaron realizar análisis de resultados/riesgos, a saber estudios comparativos de los resultados obtenidos y previstos, con el fin de evaluar en qué medida se alcanzan los objetivos.
Hacer validaciones, pruebas o testimonios de la exactitud, precisión, confiabilidad y pertinencia.
Realizar revisiones, un examen crítico de cualquier operación, procedimiento, estado, evento, suceso o serie de transacciones.
El cumplimiento de las acciones acordadas relacionadas con los elementos de control permitiría verificar y asegurar el progreso de la empresa mixta hacia los objetivos establecidos.
En materia de información y monitoreo, los auditores refirieron que la medición debe hacerse pues permite cuantificar de manera razonable y oportuna el grado y la frecuencia de la vigilancia del sistema de control y así poder establecer oportunamente planes de acción sobre cualquier evidencia de desviación de los objetivos y metas programadas en cada negocio.
Manifestaron la necesidad de hacer reportes financieros y operacionales como mecanismos a través de los cuales se dan a conocer los resultados o hechos relevantes, bien sea desde el punto de vista administrativo y/u operacional, a los niveles jerárquicos de la organización.
Informe de auditoría de Petrocuragua
El 5 de abril de 2014, Wilfredo Bastardo, Gerente Funcional (e) Auditoría Interna EyP Faja, remitió al presidente de Petrocuragua, S.A., Asdrúbal Iriza, un informe confidencial signado con el código de referencia EPF-FPC-A-2014-02, relativo a los resultados de la auditoría practicada sobre los costos de operación de la citada empresa mixta.
Bastardo explicó que el objetivo de la revisión fue evaluar el Sistema de Control Interno asociado al cumplimiento de las metas presupuestarias y volumétricas, su incidencia en el costo de operación de la empresa, así como medir la efectividad de las medidas aplicadas para reducir el costo de producción.
Precisó que se revisó la información relacionada con los procesos de planificación, ejecución, seguimiento y control de los costos de operación de Petrocuragua, S.A. durante el período comprendido entre el 1° de enero de 2011 y el 31 de marzo de 2012.
Actuó en la auditoría, Ana Noriega, bajo la coordinación de Wilfredo Bastado, en un proceso que formaba parte del Plan de Auditoría Corporativa aprobado para el año 2012.
Se identificaron áreas susceptibles a mejoras en el sistema de control interno, vinculadas con el cumplimiento de las metas presupuestarias y volumétricas, las cuales afectan directamente los costos de operación y en la efectividad de los remedios aplicados para la optimización de los mismos.
La auditoría mostró que para la formulación del presupuesto, la Gerencia de Planificación y Control de Gestión no recibe la información con soportes de las premisas y criterios utilizados, los detalles por concepto cuantificado en las subcategorías y soportes de los cálculos donde se visualicen los diferentes elementos, viéndose afectada la toma de decisiones asociada con los procesos de formulación, ejecución y control presupuestario.
Igualmente, de las 23 actividades planeadas para los años 2006 al 2012, se ejecutaron 20 de ellas, lo que incidió en que se haya dejado de producir 417,22 MBbls respecto al plan de producción 2006-2025, causado fundamentalmente por bajo nivel de cumplimiento de las actividades planeadas.
Asimismo, se determinó que desde su creación, Petrocuragua S.A. nunca alcanzó la producción planificada —así lo muestran registros históricos—, mientras que los costos de producción se han ido incrementando de manera importante con respecto a los estimados por la empresa mixta durante sus años de operación.
Desde el 1° de septiembre de 2011 hasta el 31 de octubre de 2012, se pudo identificar 127,76 MBbls de producción diferida cuya pérdida estimada (costo de oportunidad) asciende a USD 13,28 millones.
Del mismo modo, al cierre del año 2011 la auditoría permitió identificar 31 (89 por ciento) de 35 obras en progreso valoradas en USD 44,16 millones, lo que representa el 96 por ciento del monto de las obras en progreso, a saber USD 45,95 millones, los cuales se encontraban registrados como obras en progreso pese a estar 100 por ciento operativos y en producción.
Wilfredo Bastardo informa que estos resultados fueron trasmitidos y validados con las gerencias de Operaciones, Técnica, Administración y Finanzas, Planificación y Control de Gestión, así como con la presidencia de Petrocuragua, instancias que comprometieron a corregir las situaciones observadas y a contribuir al fortalecimiento de los controles internos para mitigar los riesgos asociados. Igualmente, la Gerencia de Auditoría Interna de EyP Faja alertó que haría un seguimiento sobre cumplimiento oportuno de tales compromisos.
El informe se remitió con copia a Pedro León (director ejecutivo de producción de la FPO), José Primera (Gerente General de la División Ayacucho), Oscar González (gerente general), Alejandro Martínez (gerente técnico), Luís López (gerente de Operaciones), Luís Panfield (gerente (e) de Administración y Finanzas), Alejandra Duarte (gerente de Planificación y Gestión AIC), Silvia Pinto (Planificación y Gestión AIC), Marisela Salazar (Planificación y Gestión AIC EyP Faja), archivo de Auditoría.
Recomendaciones para Petrocuragua
Los auditores formulares un conjunto de recomendaciones con el objetivo de que Petrocuragua fortaleciera su sistema de control interno, asociado al proceso de costo de operación.
Se llamó a establecer mesas de trabajo entre todas las gerencias y superintendencias con la Gerencia de Planificación y Control de Gestión de manera de conceptualizar las actividades que cada debe llevar a cabo de acuerdo con sus responsabilidades. Esto en el contexto del plan de negocio y de desarrollo de la empresa mixta de manera que estén en concordancia con lo definido dentro de cada subcategoría y, por ende, con las categorías y normas de PDVSA.
Se advirtió de la necesidad de que las gerencias y/o superintendencias dispongan de mecanismos de control y monitoreo, basados en un sistema de gestión de la calidad, que permita documentar cada fase del proceso y facilite el flujo de información durante la formulación y control presupuestario. De esta manera se dispondrá de una data histórica que certifique el cumplimiento del ciclo presupuestario de manera objetiva, con base a todas las necesidades de la empresa mixta y así poder anticipar un plan de acciones para optimizar el uso de los recursos efectivamente asignados orientando esfuerzos a la minimización del impacto en la producción.
Los auditores recomendaron someter a las instancias correspondientes la aprobación del plan de soluciones enfocado en el incremento de la producción de la empresa mixta y optimizar los costos por barril, lo cual a su vez, serviría de base para considerar las acciones planteadas dentro de la demanda de recursos necesarios para su ejecución.
Llamaron a registrar la acumulación de servicios, materiales o equipos recibidos, total o parcialmente comprobado con su documento soporte.
Solicitaron aumentar la eficiencia en el proceso de producción de crudo aplicando los respectivos mantenimientos preventivos a los diferentes equipos de planta.
También sugirieron desarrollar propuestas de mejora orientadas a fortalecer la seguridad en las instalaciones para evitar la pérdida de activos.
Pidieron anticipar la planificación oportuna de los procesos de contratación para poder entregar las adjudicaciones en el tiempo previsto, minimizando la probabilidad de ocurrencia de contrataciones directas. En este sentido, dejaron sentado que se debe ejercer un control y monitoreo permanente durante la administración de los contratos, basado en información estadística de la duración de los procesos de contratación.
